Conformité et conservation · Orbite Immobilier

Fiches en fin de conservation

Ces fiches n'ont plus de mandat, de vente, de bail ni de recherche en cours, et plus aucune trace (fin de mandat, acte, loyer, facture, e-mail, rendez-vous, visite…) depuis leur durée de conservation : 10 ans pour une fiche liée à un mandat, une vente ou un bail, 10 ans pour une fiche facturée, 3 ans pour un prospect resté sans suite. L'anonymisation efface l'identité, les coordonnées, la date de naissance, les notes, les comptes rendus, les dossiers de candidature, les signatures, les documents et les pièces jointes ; les numéros de mandat, les prix, les loyers et les factures restent pour le registre et la comptabilité. Une sauvegarde chiffrée est faite juste avant. Opération définitive.

Aucune fiche n'a dépassé sa durée de conservation. Un rappel est envoyé chaque mois aux responsables s'il y en a.

Candidats locataires non retenus

Les pièces d'un candidat qui n'a pas eu le logement n'ont plus de raison d'être gardées : elles sont à supprimer au plus tard 3 mois après le refus ou le désistement. « Vider » supprime les pièces, les garants, les revenus et les notes du dossier ; la ligne reste dans l'historique du bien.

Aucun dossier de candidat non retenu n'a dépassé le délai.

Pièces qu'il est permis de demander à un candidat et à son garant (liste limitative du décret du 5 novembre 2015) : pièce d'identité ; justificatif de domicile ; justificatif d'activité (contrat de travail, carte d'étudiant…) ; justificatifs de ressources (trois derniers bulletins de salaire, avis d'imposition). Rien d'autre : ni relevé de compte, ni carte Vitale, ni extrait de casier judiciaire.

Accès et effacement

Accès : toutes les données d'une personne (identité, biens, mandats, recherches, visites, offres, ventes, candidatures, baux, loyers, échanges), en JSON ou en ZIP avec ses documents déchiffrés. À remettre uniquement à la personne concernée, par un canal sûr, dans le mois qui suit sa demande. Effacement : possible tout de suite pour une personne sans mandat, vente, bail ni facture ; sinon la fiche se conserve jusqu'à la fin de sa durée légale, et la raison s'affiche ici. Chaque export et chaque effacement est inscrit au journal de sécurité.

Registre des activités de traitement

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Agence des Quais SAS · 14 quai Saint-Antoine, 69002 Lyon · SIRET 912 345 678 00017 · Carte professionnelle n° CPI 6901 2021 000 045 678 délivrée par la la CCI Lyon Métropole Saint-Étienne Roanne

Responsable du traitement

Agence	Agence des Quais SAS
Adresse	14 quai Saint-Antoine, 69002 Lyon
Immatriculation	SIRET 912 345 678 00017
Carte professionnelle	Carte professionnelle n° CPI 6901 2021 000 045 678 délivrée par la la CCI Lyon Métropole Saint-Étienne Roanne
Contact pour la protection des données	contact@agencedesquais.example · 04 65 71 20 20

1. Clients et prospects

Finalité	Tenir les fiches des vendeurs, des acquéreurs, des bailleurs, des locataires et des prospects : coordonnées, projet, échanges, rendez-vous, espace client.
Base légale	Mesures précontractuelles et exécution du contrat ; intérêt légitime de l'agence pour le suivi de ses prospects.
Personnes concernées	Particuliers et sociétés (dirigeants, associés d'une SCI, interlocuteurs), prospects.
Données	Identité, date de naissance, adresse, e-mail, téléphone ; projet immobilier et budget ; e-mails, appels, SMS, comptes rendus de rendez-vous, notes ; documents remis.
Destinataires	Les conseillers de l'agence (chacun ses clients et ses leads), les responsables ; les apporteurs d'affaires, pour les seuls contacts qu'ils ont présentés.
Durée de conservation	Client : le temps de la relation, puis 10 ans quand la fiche est liée à un mandat, une vente ou un bail. Prospect sans suite : 3 ans après le dernier contact, puis anonymisation.

2. Mandats et registre des mandats

Finalité	Rédiger, numéroter et suivre les mandats de vente, de location, de recherche et de gestion ; tenir le registre des mandats.
Base légale	Obligation légale (loi du 2 janvier 1970 dite loi Hoguet et décret du 20 juillet 1972) ; exécution du mandat.
Personnes concernées	Mandants (propriétaires, indivisaires, représentants d'une société), acquéreurs ou locataires pour un mandat de recherche.
Données	Identité et adresse des mandants, désignation du bien, prix, honoraires, dates, numéro d'ordre au registre, signature.
Destinataires	L'équipe de l'agence ; le notaire ; le prestataire de signature électronique ; les agents chargés du contrôle de la profession.
Durée de conservation	10 ans après la fin du mandat. Le numéro, les dates et les montants restent ensuite au registre, sans le nom.

3. Visites, offres et ventes

Finalité	Rapprocher les biens et les recherches, organiser les visites (bons de visite), transmettre les offres d'achat, suivre la vente jusqu'à l'acte.
Base légale	Exécution du mandat et mesures précontractuelles prises à la demande des acquéreurs.
Personnes concernées	Vendeurs, acquéreurs, visiteurs.
Données	Identité et coordonnées, critères de recherche, budget et financement déclaré, comptes rendus de visite, offres (prix, conditions), dates du compromis et de l'acte.
Destinataires	L'équipe de l'agence ; le vendeur pour les offres reçues ; les notaires des deux parties ; le courtier en prêts à la demande de l'acquéreur.
Durée de conservation	10 ans après l'acte ou l'abandon de la vente. Une recherche sans suite suit la durée des prospects (3 ans).

4. Dossiers de candidature des locataires

Finalité	Apprécier la solvabilité des candidats à la location et de leurs garants avant de proposer un dossier au bailleur.
Base légale	Mesures précontractuelles prises à la demande du candidat.
Personnes concernées	Candidats à la location, garants.
Données	Uniquement les pièces de la liste limitative fixée par le décret du 5 novembre 2015 : pièce d'identité ; justificatif de domicile ; justificatif d'activité (contrat de travail, carte d'étudiant…) ; justificatifs de ressources (trois derniers bulletins de salaire, avis d'imposition) ; les mêmes pièces pour le garant. Aucune autre pièce n'est demandée ni conservée (relevé de compte, carte Vitale, extrait de casier judiciaire, dossier médical, attestation de bonne tenue de compte…).
Destinataires	Le gestionnaire du bien et les responsables de l'agence ; le bailleur, pour le dossier proposé.
Durée de conservation	Candidat retenu : le dossier suit le bail. Candidat non retenu : pièces, garants et revenus supprimés au plus tard 3 mois après le refus ou le désistement (liste dans Conformité).

5. Gestion locative et loyers

Finalité	Gérer les baux : états des lieux, appels de loyers, quittances, relances, révisions, régularisation des charges, comptes rendus de gérance, interventions.
Base légale	Exécution du bail et du mandat de gestion ; obligations comptables de l'agence envers ses mandants.
Personnes concernées	Bailleurs, locataires et colocataires, garants, artisans et syndics.
Données	Identité et coordonnées, bail, loyers et règlements, dépôt de garantie, IBAN du bailleur, états des lieux (relevés et photos), demandes d'intervention.
Destinataires	Le gestionnaire et les responsables ; le bailleur et le locataire, chacun dans son espace ; les artisans pour une intervention ; l'assureur des loyers impayés ; l'expert-comptable.
Durée de conservation	Le temps du bail, puis 10 ans après la sortie du locataire. Factures d'honoraires et pièces comptables : 10 ans.

6. Lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme

Finalité	Identifier les clients d'une transaction et vérifier leur identité (vente ; location quand le loyer mensuel atteint 10 000 €), identifier le bénéficiaire effectif d'une société, évaluer le risque, déclarer un soupçon.
Base légale	Obligation légale (articles L. 561-2 et suivants du code monétaire et financier).
Personnes concernées	Vendeurs, acquéreurs, bailleurs et locataires concernés ; bénéficiaires effectifs.
Données	Pièce d'identité, justificatif de domicile, extrait d'immatriculation et bénéficiaires effectifs d'une société, origine des fonds, niveau de risque retenu.
Destinataires	Les responsables de l'agence et la personne chargée des déclarations ; Tracfin et l'autorité de contrôle, à leur demande.
Durée de conservation	Cinq ans après la fin de la relation d'affaires (article L. 561-12 du code monétaire et financier).

7. Photos et vidéos des biens

Finalité	Présenter les biens : annonce, vitrine, portails d'annonces, visite filmée ; illustrer les états des lieux.
Base légale	Exécution du mandat ; accord de l'occupant quand une personne ou des objets personnels sont reconnaissables.
Personnes concernées	Propriétaires et occupants des biens.
Données	Photos et vidéos de l'intérieur et de l'extérieur du bien, plans ; l'adresse exacte n'est pas publiée sans accord.
Destinataires	Le public pour les seules photos marquées « publiques » ; les portails d'annonces choisis par l'agence (diffusion suivie à la main).
Durée de conservation	Publication le temps du mandat, retirée à la vente ou à la location ; les fichiers restent au dossier du bien pendant 10 ans.

8. Prospection commerciale

Finalité	Campagnes d'e-mails et de SMS, relances des prospects, listes d'appels, vœux et anniversaires.
Base légale	Intérêt légitime pour les clients et les professionnels ; consentement pour la prospection par e-mail ou SMS auprès de particuliers qui ne sont pas clients, et pour le démarchage téléphonique.
Personnes concernées	Clients, prospects, propriétaires contactés.
Données	Identité, e-mail, téléphone, projet, historique des envois, opposition ou désinscription.
Destinataires	Les conseillers de l'agence (chacun ses clients et ses leads), les responsables ; les prestataires d'envoi (voir « Sous-traitants »).
Durée de conservation	Jusqu'à l'opposition ou au retrait du consentement, et au plus 3 ans après le dernier contact. L'opposition elle-même est conservée pour être respectée.

9. Équipe et sécurité

Finalité	Gérer les comptes de l'équipe, les droits d'accès, la rémunération des conseillers et le journal de sécurité.
Base légale	Exécution du contrat de travail ou d'agent commercial ; intérêt légitime (sécurité).
Personnes concernées	Conseillers, assistants, responsables, apporteurs d'affaires.
Données	Identité, e-mail, rôle, objectifs et honoraires ; connexions, exports et sauvegardes (adresse IP, navigateur).
Destinataires	Les responsables de l'agence.
Durée de conservation	Comptes : le temps de la collaboration. Journal de sécurité : 365 jours. Liens de connexion et jetons : 15 minutes à 30 jours, puis purgés.

Sous-traitants et transferts

Sous-traitants	Hébergement de l'application et de la base : hébergeur choisi par l'agence (à nommer ici, avec le pays d'hébergement)
Hors de l'Union européenne	Aucun transfert repéré par le logiciel ; à compléter par l'agence.

Durées de conservation (valeurs proposées, modifiables par l'agence)

Mandats, ventes et baux	10 ans après la fin du mandat, la signature de l'acte ou la sortie du locataire. Les mandats et le registre des mandats se conservent dix ans (décret du 20 juillet 1972 pris pour l'application de la loi Hoguet).
Factures d'honoraires et pièces comptables	10 ans après la dernière facture. Les pièces comptables se conservent dix ans (article L. 123-22 du code de commerce).
Prospects et contacts restés sans suite	3 ans après le dernier contact. Trois ans après le dernier contact : durée recommandée par la CNIL pour la prospection commerciale.
Pièces d'un candidat locataire non retenu	3 mois après le refus ou le désistement. Trois mois au plus selon le référentiel « gestion locative » de la CNIL ; le mieux est de supprimer les pièces dès que le logement est attribué.
Sauvegardes	Chiffrées ; toutes les sauvegardes des dernières 48 h, puis 30 quotidiennes et 12 mensuelles (une donnée anonymisée disparaît des sauvegardes au plus tard après 12 mois).

Mesures de sécurité

Chiffrement	Documents, pièces jointes, notes, secrets et sauvegardes chiffrés AES-256-GCM (clé DATA_KEY propre à l'agence) ; HTTPS obligatoire.
Accès	Comptes nominatifs, double authentification, périmètre par conseiller, nouvelle saisie du mot de passe pour les opérations sensibles, journal de sécurité.
Disponibilité	Sauvegarde quotidienne contrôlée (test de restauration, empreinte SHA-256), copie chiffrée hors du serveur.
Intelligence artificielle	Aucun fournisseur d'IA configuré.
Droits des personnes	Accès, rectification, effacement, opposition : demande traitée dans la page Conformité (export complet, effacement quand aucun document n'impose de conserver la fiche). Réclamation possible auprès de la CNIL.

Durées de conservation

Les valeurs ci-dessous sont des propositions : elles reprennent les durées légales et les recommandations de la CNIL connues pour une agence immobilière. Vérifiez-les avec votre conseil, puis validez-les ou modifiez-les ; elles s'appliquent aussitôt aux listes de l'onglet « Fin de conservation » et au registre.

Mandats, ventes et baux (ans)

Proposé : 10 ans après la fin du mandat, la signature de l'acte ou la sortie du locataire. Les mandats et le registre des mandats se conservent dix ans (décret du 20 juillet 1972 pris pour l'application de la loi Hoguet).

Factures d'honoraires et pièces comptables (ans)

Proposé : 10 ans après la dernière facture. Les pièces comptables se conservent dix ans (article L. 123-22 du code de commerce).

Prospects et contacts restés sans suite (ans)

Proposé : 3 ans après le dernier contact. Trois ans après le dernier contact : durée recommandée par la CNIL pour la prospection commerciale.

Pièces d'un candidat locataire non retenu (mois)

Proposé : 3 mois après le refus ou le désistement. Trois mois au plus selon le référentiel « gestion locative » de la CNIL ; le mieux est de supprimer les pièces dès que le logement est attribué.

Pseudonymiser les données avant tout envoi à l'assistant (recommandé)

Les e-mails, téléphones, adresses (numéro et voie), numéros de sécurité sociale, IBAN et SIRET sont remplacés par des jetons ([EMAIL_1]…) puis rétablis dans la réponse. Les noms, la ville et le texte lui-même sont transmis ; les images et les PDF lus par l'assistant le sont tels quels.