Paramètres

Marque de l'espace client

Votre logo et votre couleur remplacent ceux d'Orbite dans l'espace de vos clients.

Pas de logoAperçu du bouton

Photos des conseillers : Équipe (ou Mon compte) → icône appareil photo ; elles s'affichent dans « Votre conseiller ».

Documents types à faire signer

Signature électronique

Déposez vos documents vierges en PDF (procuration, attestation, autorisation de diffusion, fiche de renseignements…). Sur chaque fiche client, ils s'envoient en un clic pour signature électronique. Les mandats, eux, se préparent et partent à la signature depuis l'écran Mandats.

Une page de signature est ajoutée automatiquement à la fin du PDF, avec le nom du client.

Coordonnées de l'agence

Carte professionnelle, garant financier et barème d'honoraires : onglet « Agence immobilière ».

Suivi des clients

Honoraires de vente

TTC

Le barème affiché en agence et sur votre site : il propose les honoraires de chaque mandat de vente.

Barème d'honoraires de vente

Prix de vente jusqu'à	Honoraires TTC (% du prix)	Minimum (€)

Le pourcentage de la tranche où tombe le prix s'applique au prix entier. Plafond vide = tranche « au-delà ».

Honoraires à la charge

Proposé à la création d'un mandat de vente.

Partage entrée / sortie : part de l'entrée (%)

Part des honoraires attribuée au conseiller qui a rentré le mandat ; le reste (50 %) va à celui qui a trouvé l'acquéreur.

Location et gestion locative

Zone de l'agence

Fixe le plafond des honoraires de location à la charge du locataire (visite, dossier, bail).

Honoraires de location du bailleur (mois de loyer hors charges)

La part du locataire ne dépasse jamais celle du bailleur.

Honoraires de gestion (% des encaissements)

Assurance loyers impayés (% des loyers)

Vide = l'agence n'en propose pas.

Jour d'échéance des loyers (jour du mois, 1 à 28)

Avis d'échéance préparé (jours avant l'échéance)

Relances d'un loyer impayé (jours après l'échéance)

Ex. 5, 15, 30. Vide = aucune relance.

Comptes rendus de gérance préparés le (jour du mois, 1 à 28)

Compte de gestion À compléter

Le compte bancaire qui reçoit les loyers pour le compte des bailleurs. Ses coordonnées sont imprimées sur les avis d'échéance et les lettres de relance ; tant que l'IBAN est vide, ces documents n'indiquent aucun compte.

Titulaire du compte

Vide : le nom de l'agence.

IBAN

BIC

Mon profil

Directeur

Application mobile

PWA

Orbite s'installe sur votre téléphone ou votre ordinateur comme une application : icône sur l'écran d'accueil, plein écran, démarrage instantané. Aucune boutique d'applications, même adresse, mêmes données.

Vos clients peuvent faire de même avec leur espace : sur http://localhost:3200/portail, l'application s'appelle « Agence des Quais — Espace client ».

Sécurité

2FA inactive

Connexion sans mot de passe : lien à usage unique (15 min) envoyé à visiteur@demo.invalid, confirmé d'un clic ; limites anti-force brute sur les liens et les codes.

Sessions : fermées après 7 jours sans activité (reconnexion obligatoire au bout de 30 jours), cookie sécurisé réservé à ce domaine ; fermées aussitôt si un compte est désactivé ou change de rôle.

Protection du site : HTTPS forcé (HSTS), politique de contenu stricte (CSP), anti-intégration, anti-CSRF, pages exclues des moteurs de recherche, liens publics secrets et limités en débit, fichiers déposés filtrés, adresses internes jamais appelées (SSRF).

Données : mots de passe clients et secrets chiffrés (AES-256), copies de sauvegarde hors serveur chiffrées, chaque affichage de mot de passe client journalisé.

Administrateurs limités aux adresses de ADMIN_EMAILS — ⚠ vide : à définir avant la mise en ligne · alerte email à chaque connexion · dernière : 8 oct. 15:36 (IP 127.0.0.1).

Restriction par adresse IP via ADMIN_IPS (inactive — facultatif).

Double authentification (application mobile)

Ajoutez une seconde vérification : même si quelqu'un accède à votre boîte email, il ne pourra pas se connecter sans le code généré par votre téléphone.

Obligatoire pour votre rôle : elle vous sera demandée à la prochaine connexion. Activez-la dès maintenant.

Emails (envoi)

À configurer

Sert aux liens de connexion, aux invitations à l'espace client, aux documents à signer, aux comptes rendus, aux avis d'échéance et aux factures envoyés aux clients, ainsi qu'aux alertes.

Quel mot de passe saisir ?

Chez Google et Microsoft, le mot de passe de votre compte ne fonctionne pas pour un logiciel externe : créez un mot de passe d'application dans les réglages de sécurité du compte.
Chez un hébergeur (OVHcloud, IONOS, Gandi…), c'est le mot de passe de la boîte email elle-même, pas celui de votre espace client.
L'identifiant est toujours l'adresse email complète.

État actuel : non configuré — les emails s'affichent dans la console.

Emails (réception)

À configurer

Orbite lit les emails reçus sur votre boîte (IMAP) et les rattache à vos prospects et clients : ils apparaissent dans la Boîte de réception et dans l'historique des fiches, avec réponse possible depuis Orbite. Rien n'est supprimé ni déplacé dans votre boîte.

Jamais synchronisé. Lecture toutes les 5 min par le planificateur intégré, et à chaque ouverture de la boîte de réception.

Automatisations

Rappel la veille d'un rendez-vous (RDV, visio, appel) envoyé au client ou au prospect

Relance des leads et des affaires sans contact — email rédigé par l'IA, deux fois au maximum par dossier, puis signalés dans le brief

Sans contact depuis (jours)

Maximum de relances par jour

Relances des factures d'honoraires impayées — email + PDF ; après la dernière, une tâche « Appeler » est créée

Relancer après (jours de retard)

Ex. 3, 10, 20

Réponse immédiate aux nouveaux leads (formulaire du site) — email personnalisé par l'IA avec votre lien de prise de RDV, puis relances s'il n'y a pas de réponse

Relances du lead après (jours)

Ex. 2, 5, 10 — s'arrête dès qu'il répond ou réserve

Relances des documents à signer : mandat, bail, offre d'achat ou bon de visite envoyés à la signature et restés sans réponse (emails aux premiers paliers, tâche au conseiller au dernier)

Relancer un document non signé après (jours)

Brief du matin — chaque membre reçoit ses RDV du jour, ses tâches, les leads à traiter, les emails en attente et les points urgents

À traiter : dossier prioritaire sans contact (jours)

À traiter : facture d'honoraires en retard depuis (jours)

Exécution automatique chaque matin vers 6 h par le planificateur intégré. Chaque envoi est inscrit dans l'historique de la fiche et n'est jamais envoyé deux fois.

Suivi des leads et affaires qui s'endorment

Un lead ou une affaire sans activité humaine (appel, email, RDV, note) depuis plus de N jours passe en rouge dans le pipeline et son conseiller est prévenu le matin. 0 = pas d'alerte pour cette étape.

Nouveau lead (jours)

Lead contacté (jours)

Rendez-vous fixé (jours)

Découverte faite (jours)

Proposition faite (jours)

Visites en cours (jours)

Négociation (jours)

Suivi des leads. Un nouveau lead doit être contacté dans le délai ci-dessous (heures ouvrées, lundi–vendredi 8 h–18 h) : au-delà, celui qui doit appeler (le téléphoniste du dossier, sinon le conseiller) est prévenu par email, puis les responsables. Sans réponse, la relance est replanifiée selon la cadence.

Délai de premier contact (heures)

Tentatives avant « injoignable »

Cadence des relances sans réponse (jours ouvrés après chaque tentative)

Ex. « 1, 2, 3, 5, 7 » : rappel le lendemain, puis 2 jours après, puis 3, 5 et 7.

Nouveaux leads sans conseiller : les confier à

Le téléphoniste devient l'assistant du lead : il le voit dans sa file, appelle et prend le rendez-vous pour un conseiller.

Assistant IA (Mistral)

Inactif

L'assistant répond à vos questions, rédige les emails, lit les documents en PDF et transcrit les comptes rendus dictés. Les données personnelles sont pseudonymisées avant l'envoi (Conformité → Réglages).

Menu : modules affichés

Masquer un module le retire du menu pour toute l'équipe. Rien n'est supprimé : la page reste accessible par les liens des autres écrans, et ce qui est programmé continue.

Chatbot du site

Désactivé

Répond aux visiteurs de votre site, comprend leur projet (vendre, acheter, louer, faire gérer un bien), prend le rendez-vous dans l'agenda et crée le lead dans Orbite (origine « Chatbot du site »). Sans clé IA, il suit un script simple (besoin → coordonnées → lien de RDV).

Formulaire de capture

À intégrer sur votre site : chaque soumission crée un lead (origine « Formulaire site ») pour un particulier ou une société, et vous prévient par email.

<form action="#" method="POST"> <select name="type"> <option value="particulier">Particulier</option><option value="societe">Société</option> </select> <input name="contact" placeholder="Prénom et nom" required> <input name="entreprise" placeholder="Société (si vous êtes une entreprise)"> <input name="email" type="email" placeholder="Email" required> <input name="tel" placeholder="Téléphone"> <input name="cp" placeholder="Code postal"> <input name="ville" placeholder="Ville"> <select name="service"> <option value="vente">Vendre un bien</option><option value="achat">Acheter un bien</option> <option value="location">Mettre un bien en location</option><option value="recherche_location">Trouver une location</option> <option value="gestion">Faire gérer un bien</option><option value="autre">Autre demande</option> </select> <input name="budget" placeholder="Prix espéré, budget ou loyer (facultatif)"> <textarea name="message"></textarea> <input type="hidden" name="redirect" value="https://votre-agence.fr/merci"> <button>Être rappelé</button> </form>

Accepte aussi du JSON (fetch) — réponse { ok: true }.

Téléphonie & SMS (Twilio)

Non configuré

SMS de rappel des rendez-vous (veille + 2 h avant), SMS automatique après un appel manqué, répondeur IA qui note qui appelle et pourquoi, puis crée le lead + la tâche « Rappeler ». Nécessite un compte Twilio et un numéro (clés dans le .env : TWILIO_ACCOUNT_SID, TWILIO_AUTH_TOKEN, TWILIO_NUMBER).

Dans Twilio → Phone Numbers → votre numéro :

A call comes in (Webhook, POST) :

http://localhost:3200/api/twilio/voice

A message comes in (Webhook, POST) :

http://localhost:3200/api/twilio/sms

Factures d'honoraires

€

Paiement et services

Paiement par carte

Non configuré Stripe : STRIPE_SECRET_KEY · webhook /api/stripe/webhook

Assistant IA

Mode modèles (sans clé)

Emails

non configuré — les emails s'affichent dans la console

Base de données

PGlite locale (./.data)

Les loyers encaissés pour le compte des bailleurs ne sont pas des factures de l'agence : ils se suivent dans Location et gestion → Loyers. Le barème d'honoraires se règle dans l'onglet « Agence immobilière ».

Tâches planifiées

Planificateur intégré désactivé

Le serveur exécute lui-même les relances, la synchronisation des emails et de l'agenda, les campagnes et la sauvegarde quotidienne : rien à configurer chez l'hébergeur. Il est désactivé (ORBITE_PLANIFICATEUR=0) : un cron externe doit appeler les routes /api/cron/*.

Tâche	Fréquence	Dernière exécution	État
SMS, appels, coffre	toutes les 5 min	jamais	en attente
Messagerie (synchro, envois programmés)	toutes les 5 min	jamais	en attente
Rappels d'agenda, calendriers abonnés, leads non contactés	toutes les 10 min	jamais	en attente
Campagnes clients (envoi progressif)	toutes les 2 min	jamais	en attente
Automatisations, relances, sauvegarde	chaque jour vers 6 h	jamais	en attente

Diagnostic

base, stockage, IA, emails

Si quelque chose ne s'enregistre pas (dépense, document, email), lancez ce test : il indique précisément le point en défaut.

Données

Remplace toutes les données par l'agence de démonstration (clients, biens, mandats, visites, ventes, baux, loyers, leads et affaires en cours…). Utile pour découvrir l'outil ; irréversible.

Comptabilité / exports

Orbite Immobilier version 1.1.0 · montants en euros.